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Rédiger un e-mail d’invitation à un questionnaire de satisfaction client : conseils d’experts

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Rédiger un e-mail d’invitation à un questionnaire de satisfaction client : conseils d’experts
Direct Measure Of Customer Service Satisfaction. Push Button Survey
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Vous avez créé votre questionnaire de satisfaction client, mais vous vous demandez maintenant comment inviter vos clients à y répondre ? L’email reste le canal le plus utilisé et le plus efficace pour solliciter l’avis de vos clients. Mais pour obtenir un bon taux de réponse, il est essentiel de soigner la rédaction de votre email d’invitation.

Un email d’invitation réussi doit donner envie à vos clients d’ouvrir votre message, de le lire jusqu’au bout et surtout de cliquer sur le lien vers votre questionnaire. Cela demande de suivre quelques bonnes pratiques en termes de forme et de contenu.

Découvrez nos 13 conseils, illustrés par de nombreux exemples, pour rédiger l’email parfait d’invitation à votre questionnaire de satisfaction client. De quoi booster votre taux de réponse et récolter un maximum d’avis précieux !

1. Soignez l’objet de votre email

L’objet de l’email est déterminant : c’est souvent sur cette seule base que vos clients décideront d’ouvrir ou non votre message. Quelques règles à suivre pour un objet efficace :

Restez bref et précis (6-7 mots max, environ 40 caractères)
Intégrez le nom de votre marque pour être identifié
Expliquez clairement l’objet de votre email
Personnalisez si possible avec le prénom du client
Évitez les caractères spéciaux et les mots qui font « spam »

Exemples d’objets efficaces :

« [Prénom], votre avis compte pour [Marque] ! »
« Aidez-nous à nous améliorer – Votre avis en 2 min »
« Vous avez testé notre [produit/service] ? Dites-nous tout ! »

2. Personnalisez votre message

Dès que possible, adressez-vous à votre client de manière personnalisée. Utilisez son prénom dans l’objet et/ou le corps du message. Rappelez le contexte de son achat ou de son expérience avec vous (produit acheté, date, lieu…).

Cette personnalisation montre à votre client que vous vous adressez spécifiquement à lui. Il ne se sentira pas comme un destinataire parmi d’autres et sera plus enclin à vous répondre.

Exemples de formules personnalisées :

« Bonjour [Prénom], »
« Suite à votre achat du [date] dans notre magasin de [ville]… »
« Vous avez récemment utilisé notre service de [nom du service] »

3. Allez droit au but

Soyez clair et direct sur l’objectif de votre email. Expliquez en quelques phrases pourquoi vous sollicitez l’avis de votre client. Évitez les longs discours et les informations superflues qui risquent de le décourager.

Exemples de formulations claires et directes :

« Votre avis nous intéresse pour améliorer nos produits et services »
« Nous souhaiterions connaître votre retour d’expérience sur… »
« En répondant à notre rapide questionnaire, vous nous aiderez à mieux répondre à vos attentes »

4. Mettez en avant les bénéfices pour le client

Pour inciter vos clients à prendre quelques minutes pour vous répondre, montrez-leur ce qu’ils ont à y gagner. Expliquez en quoi leur avis est important et comment il sera utilisé concrètement pour améliorer leur expérience.

Formulez les bénéfices de manière positive et tournée vers le client :

« Votre opinion nous aidera à vous proposer des produits/services plus adaptés »
« Vos suggestions seront prises en compte pour votre plus grande satisfaction »
« C’est l’occasion de partager votre expérience et d’influencer nos futurs développements ! »

5. Indiquez le temps nécessaire pour répondre

Pour encourager vos clients à aller jusqu’au bout du questionnaire, précisez-leur le temps que cela leur prendra d’y répondre. S’ils savent à quoi s’attendre, ils seront plus enclins à se lancer.

Soyez le plus précis possible sur la durée et évitez de la sous-estimer. Il vaut mieux une estimation réaliste voire légèrement surestimée. Vos clients vous en voudront s’ils y passent 2 fois plus de temps que ce qui était annoncé !

Exemples de formulations :

« Répondre au questionnaire vous prendra moins de 5 minutes »
« Une dizaine de questions, 3 minutes de votre temps »
« Donnez votre avis en 2 min top chrono ! »

6. Garantissez des réponses anonymes

Pour mettre vos clients en confiance et obtenir des réponses sincères, précisez si besoin que leurs réponses seront traitées de manière anonyme. Cette précision peut lever certains freins, surtout si le questionnaire porte sur des sujets sensibles.

Exemple :

« Vos réponses resteront totalement anonymes et ne seront utilisées qu’à des fins statistiques »

7. Incluez un bouton d’action visible et efficace

Pour faciliter le clic vers votre questionnaire, intégrez un bouton d’action bien visible et incitatif. Il doit se démarquer visuellement du reste du contenu, grâce à une couleur qui contraste par exemple.

Soignez le texte de votre bouton : adoptez une formule engageante, à la 1ère personne si possible.
Exemples de textes de boutons :

« Je donne mon avis »
« Répondre au questionnaire »
« Commencer »

Laissez suffisamment d’espace autour de votre bouton pour qu’il soit facilement « clicable », y compris sur mobile. Évitez qu’il soit noyé au milieu de l’email.

8. Facilitez l’accès au questionnaire

Votre client est prêt à cliquer pour répondre à votre questionnaire ? Parfait ! Ne lui imposez pas trop d’étapes supplémentaires qui risqueraient de le décourager en cours de route.

Idéalement, faites en sorte que le lien dans l’email emmène directement sur la 1ère page du questionnaire, sans authentification requise. Évitez les étapes intermédiaires du type « cliquez ici puis sur le bouton X pour commencer ».

Certains outils vous permettent même d’intégrer la 1ère question du questionnaire directement dans le corps de l’email. Le client n’a plus qu’à cliquer sur sa réponse pour être redirigé vers la suite du questionnaire.

9. Rendez votre email responsive

Aujourd’hui, une grande partie des emails sont ouverts et lus sur mobile. Votre email d’invitation au questionnaire doit donc être parfaitement lisible et utilisable sur smartphone.

Optez pour un template responsive qui s’adapte à tous les écrans. Vérifiez que le texte reste suffisamment gros, que les images ne sont pas déformées, que les boutons sont « clicables »…

Faites des tests d’affichage avant d’envoyer votre campagne. La plupart des outils d’emailing proposent des previews sur différents appareils.

10. Prévoyez un email de relance

Malgré tous vos efforts, certains destinataires ne répondront pas à votre questionnaire suite au 1er email. Peut-être l’ont-ils manqué, remis à plus tard puis oublié…

C’est pourquoi il est recommandé de planifier un email de relance quelques jours après votre 1er envoi. Gardez un ton bienveillant, rappelez le contexte et réitérez votre demande.

Cet email de rappel vous permettra de récupérer des réponses supplémentaires, sans spammer les clients qui ont déjà répondu (prévoyez de les exclure !).

11. Remerciez chaleureusement pour les réponses

Une fois le questionnaire complété, remerciez vos clients pour le temps qu’ils vous ont accordé. Un simple « Merci ! » sincère suffit. Vous pouvez en profiter pour rappeler à quoi serviront leurs réponses.

Cette petite attention montre que vous êtes reconnaissant de leur participation. Cela valorise leur geste et les incitera à réitérer la prochaine fois.

12. Analysez vos taux de retour pour optimiser

Votre email d’invitation au questionnaire fait partie intégrante de votre stratégie de collecte d’avis clients. À ce titre, il doit faire l’objet d’un suivi attentif pour être toujours plus performant.

Analysez les taux d’ouverture, de clic et de conversion de vos emails. Testez différentes versions (objet, contenu, visuel…) pour identifier les plus efficaces. Votre taux de réponse global en dépend !

13. Automatisez vos envois avec les bons outils

Vous l’aurez compris, la rédaction des emails d’invitation à un questionnaire demande du temps et de l’énergie pour être efficace. Mais pas question d’y passer des heures non plus !

Heureusement, de nombreux outils existent pour vous faciliter la tâche. Ils vous permettent de créer et d’envoyer vos emails de manière automatisée et personnalisée, ainsi que de suivre leurs performances.

Voici quelques exemples d’outils pour gérer vos campagnes d’emails de questionnaires de satisfaction :

Mailchimp
Sarbacane
SendinBlue
Typeform
SurveyMonkey
Google Forms
SurveyGizmo
MyFeelBack …

À vous de choisir la solution qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget. L’essentiel est de pouvoir vous concentrer sur le contenu, sans vous soucier des aspects techniques.

En résumé, pour rédiger des emails d’invitation à un questionnaire de satisfaction qui donnent envie d’y répondre, retenez ces 13 bonnes pratiques :

Soigner l’objet de l’email
Personnaliser le message
Aller droit au but
Mettre en avant les bénéfices
Indiquer le temps nécessaire
Garantir l’anonymat des réponses
Inclure un bouton d’action efficace
Faciliter l’accès au questionnaire
Optimiser l’affichage sur mobile
Planifier des relances
Remercier pour les réponses
Analyser ses performances
S’appuyer sur des outils adaptés

Vous disposez désormais de toutes les clés pour concevoir des emails d’invitation percutants, qui boosteront le taux de réponse à vos questionnaires clients. N’hésitez pas à vous inspirer des nombreux exemples fournis et à tester différentes approches.

En récoltant un maximum d’avis sincères et détaillés, vous disposerez d’une mine d’informations pour toujours mieux satisfaire vos clients. C’est tout l’enjeu d’une démarche d’écoute client réussie !